Calendly, gestisci gli appuntamenti della tua associazione

Quante volte ci è successo di dover contattare più e più volte una persona per incastrare un appuntamento? “No io posso solo al mattino!” “Sì, ma non la prossima settimana!” ecco io questo lo definisco il “balletto degli appuntamenti”. E dopo che il ballo si conclude ci accorgiamo di aver perso tantissimo tempo solo per fissare la data di un meeting.
Ma esiste un modo per ovviare a tutto questo? Certo, la soluzione è un tool semplicissimo, si chiama Calendly!

Che cos’è Calendly?

Calendly è uno strumento online gratuito che ti aiuta a gestire i tuoi appuntamenti in modo semplice ed intuitivo. Il suo compito è mostrare le tue disponibilità al tuo interlocutore, che potrà così prenotare uno spazio libero nella tua agenda. Potrai anche collegare all’appuntamento il link ad una piattaforma per le video call, ad esempio a Zoom o a Meet, e gestire così anche gli incontri da remoto.

Come si usa Calendly?

Calendly crea una serie di eventi, collegati al tuo calendario di google, a partire dalla durata del meeting e dalle tue disponibilità di data e ora. Ogni evento avrà un proprio link.
Tu non dovrai fare altro che inviare questo collegamento al tuo interlocutore. All’apertura del link, Calendly proporrà al tuo interlocutore una semplice interfaccia con le tue disponibilità tra cui scegliere: fissare l’incontro diventerà davvero un gioco da ragazzi! Quando il tuo interlocutore avrà scelto lo slot di data/orario più adatti, riceverai una mail di conferma di avvenuta prenotazione e verrà riservato lo spazio per il vostro meeting direttamente nel tuo calendar.
Comodo, no?

Esempio pratico dell’utilizzo di Calendly

Facciamo un esempio pratico: la tua associazione prevede due giornate a settimana di incontro con i soci, il martedì e il giovedì dalle 09.00 alle 13.00 e dalle 14.00 alle 18.00. Ogni incontro dura 30 minuti. Se prima facevi tutto manualmente, per creare la lista dei partecipanti, ora puoi accantonare la penna e l’agenda! Infatti potrai creare su Calendly l’evento “incontro” indicando come disponibilità settimanali il martedì e il giovedì. Poi indicherai per questi giorni il lasso temporale dalle 09.00 alle 13.00 e dalle 14.00 alle 18.00 e la durata dell’incontro di mezz’ora. Alla fine di tutti i passaggi verrà visualizzato il link da inviare ai tuoi soci. Questi prenoteranno gli incontri, e a mano a mano che verranno fissati, le tue disponibilità si assottiglieranno fino ad arrivare al tutto esaurito. Potrai inoltre visualizzare quale data e quale ora ha scelto ognuno dei soci.

I vantaggi dell’uso di Calendly

Ecco i principali vantaggi legati all’utilizzo di strumenti come Calendly:
– Evitare “il balletto degli appuntamenti”;
– Guadagnare tempo da dedicare ad altre attività;
– Razionalizzare il processo di prenotazione: sei comunque tu che stabilisci giorni e orari, eliminando di fatto controproposte difficoltose da gestire;
– Gestire meeting da remoto grazie alle integrazioni con Zoom e Meet;
– Il piano base (gratuito) ti permette un uso più che completo dello strumento.

Se pensi che Calendly sia perfetto per la tua associazione, su Happy Angel puoi trovare il volontario digitale giusto per aiutarti a scoprire questo ed altri tool digitali!

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Autore

Manuele Mimo
Manuele Mimo
Mi chiamo Manuele e sono nato a Padova. Da più di 20 anni aiuto le aziende a snellire i processi interni, automatizzandoli, nell'ottica di semplificare la vita e ridurre lo stress.
Ho un sogno nel cassetto: vedere anche il mondo delle associazioni no profit applicare le più moderne tecniche di management.

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