La Matrice di Eisenhower, libera il tuo tempo!

Continua il nostro percorso alla scoperta degli strumenti di project management, utili per le organizzazioni non profit. Abbiamo già visto come sia importante utilizzare tool per gestire le attività (Trello) e tracciare il tempo impiegato per completarle (Toggl). È altrettanto importante, però, identificarle con precisione, per evitare sprechi di tempo e concentrarsi sulle priorità. Una delle tecniche più conosciute per riuscirci è la Matrice di Eisenhower, di cui vi parliamo oggi.

Come funziona la Matrice di Eisenhower?

Intanto non facciamoci spaventare dal nome, che può sembrare complicato! Questa tecnica in realtà è davvero molto semplice.
Innanzitutto prepara un foglio e inizia a scrivere tutte le attività che devi svolgere, ad esempio, la prossima settimana.

Ora inizia a suddividerle in quattro macro categorie:
1. Attività urgenti e importanti;
2. Attività non urgenti ma importanti;
3. Attività urgenti ma non importanti;
4. Attività non urgenti e non importanti.

Ora prendi un altro foglio e dividilo in quattro quadranti, così:

matrice 1

Nel primo, in alto a sinistra, inserisci le attività urgenti e importanti, nel secondo quelle non urgenti ma importanti, nel terzo quelle urgenti ma non importanti e nel quarto quelle non importanti e non urgenti.

Ovviamente le attività del primo quadrante devono essere svolte per prime, sono le più urgenti ed importanti.

L’aspetto fondamentale è gestire al meglio il secondo e terzo quadrante.
Le attività non urgenti ma importanti devono essere pianificate, ad esempio trovando degli slot di tempo settimanali dove svolgere queste operazioni in serie.
E quelle urgenti ma non importanti? Devono essere delegate.
Le attività non urgenti e non importanti beh… quelle non dovrebbero essere proprio svolte.

Facciamo un esempio pratico

Giuseppe è un dirigente di una società sportiva di pallavolo e sta preparando un elenco delle attività da svolgere la prossima settimana.
Ha deciso di utilizzare la Matrice di Eisenhower e quindi dopo averle stilate ha impostato la matrice in questo modo:

matrice 2

Giuseppe quindi dovrà subito organizzare la trasferta di domenica (contattare l’azienda di pullman, verificare le coincidenze, ecc) e controllare se le divise sono pronte (sono state lavate? i colori sociali sono quelli corretti per la trasferta? ecc).
Poi inizia a pianificare le attività non urgenti, ma comunque importanti, decide così di tenersi libero da ogni appuntamento il mercoledì pomeriggio.
E’ in questa mezza giornata che contatterà alcuni possibili sponsor e proseguirà con la stesura del libro celebrativo dei 20 anni dell’associazione che rappresenta.

Ma c’è anche la bolletta pagare! Giuseppe contatta quindi il segretario della società e chiede di pagarla per suo conto.
Farà poi in modo di non dedicare troppo tempo (sarebbe meglio non dedicarne affatto!) ad alcuni meeting e rispondere alle mail non importanti.

Potremmo quindi riassumere a grandi linee lo schema della matrice:

matrice 3

Perchè usare la Matrice di Eisenhower?

Oltre al vantaggio di poter dedicare la maggior parte del tempo alle attività importanti ed urgenti, applicare la Matrice di Eisenhower vi permetterà di riflettere su tutte le altre attività che l’organizzazione sta svolgendo.

Inoltre porterà a domandarvi:
– Posso delegare questa attività?
– Posso spiegare a qualcuno come svolgerla?
– Come posso fare in modo che questa azione ripetitiva non si ripresenti?
Quanto tempo posso recuperare non svolgendo affatto i compiti non urgenti e non importanti?

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Autore

Manuele Mimo
Manuele Mimo
Mi chiamo Manuele e sono nato a Padova. Da più di 20 anni aiuto le aziende a snellire i processi interni, automatizzandoli, nell'ottica di semplificare la vita e ridurre lo stress.
Ho un sogno nel cassetto: vedere anche il mondo delle associazioni no profit applicare le più moderne tecniche di management.

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