Trello: per gestire al meglio la tua associazione!

Ti sembra di essere sopraffatto dagli impegni e di non avere sotto controllo la situazione? Il telefono squilla in continuazione? Il gruppo Whatsapp dell’associazione sta impazzendo sotto i colpi inesorabili delle notifiche? Beh una soluzione a tutto questo c’è, e si chiama Trello!

Che cos’è Trello?

Trello è uno strumento online gratuito che ti aiuta a gestire in modo visivo progetti e team di lavoro e può essere il tuo alleato per svolgere le attività dell’associazione in modo organizzato e collaborativo.

Come si usa Trello?

E’ semplicissimo: Trello è predisposto in bacheche tematiche.
La bacheca è l’ambiente nel quale vengono gestite tutte le attività ed è composta da un insieme di liste. Possono essere condivise anche con altri utenti.
Le liste hanno l’aspetto di colonne e contengono al loro interno le schede. Le schede sono le effettive attività da svolgere, ad esempio possono essere assegnate a uno specifico membro del team e avere una data di scadenza.

Vediamo con un esempio pratico come possiamo utilizzare Trello:

Davide deve organizzare il suo team per preparare la partita di calcio di domenica prossima. Ha deciso di suddividere e condividere le attività con Luca, Giovanni e Paolo.

Luca dovrà: preparare i palloni e riporli in magazzino, tagliare l’erba e segnare le linee del campo.
Giovanni dovrà: preparare i guanti per i portieri e riporli in magazzino.
Paolo dovrà: predisporre la documentazione necessaria.
Alla fine Davide dovrà prendere i palloni e i guanti preparati in precedenza da Luca e Giovanni e portarli al campo il giorno della partita.

Ora sviluppiamo il progetto utilizzando Trello.

Titolo della Bacheca:
“Preparazione della partita di domenica”
Davide inserirà come membri Luca, Giovanni e Paolo.

Davide inserirà poi 3 liste:
“cose da fare” – “cose che si stanno facendo” – “cose già fatte”

All’interno della colonna “cose da fare” Davide aggiungerà tutte le attività da svolgere, assegnandole alle persone (e preferibilmente anche con una data di scadenza):

-Preparare i palloni e riporli in magazzino, tagliare l’erba del campo, segnare le linee a carico di Luca
-Preparare i guanti per i portieri a carico di Giovanni
-Predisporre la documentazione a carico di Paolo

Le persone vedranno la lista delle “cose da fare” e sposteranno nella lista “cose che stiamo facendo” solo le attività effettivamente in corso di svolgimento, mantenendo le altre in “cose da fare”. Una volta completata l’attività, basterà spostare la riga in “cose già fatte” e iniziare con una nuova attività!

Così facendo Davide può capire in modo immediato e chiaro chi sta facendo cosa ed entro quando. Può dunque verificare se il team è in ritardo e se deve correggere il tiro, magari dando una mano a sua volta. Tutto questo senza telefonate e infiniti messaggi nel gruppo Whatsapp!
Addirittura Davide – senza appunto chiamare nessuno – potrà prendere i palloni e i guanti dal magazzino quando vedrà tali attività nella colonna “cose già fatte”!

I principali vantaggi dell’utilizzo di Trello

Quali sono quindi i vantaggi di Trello?

-Avere sempre ben chiaro chi fa cosa  ed entro quando
-Gestire team di lavoro da remoto e in modo asincrono riducendo telefonate, email e messaggi infiniti
-Guadagnare tempo da dedicare ad altre attività
-Razionalizzare uno o più processi
-Avere a disposizione un tool gratuito per le funzionalità base (già più che sufficienti per un uso completo).

Ora che conosci tutti i segreti e le potenzialità di questo strumento di organizzazione, che ne pensi di provarlo? Potresti iniziare a gestire la tua associazione in modo efficiente applicando le tecniche di management più moderne.

Se nel tuo team non c’è nessuno che può aiutarti ad utilizzare Trello, iscrivi la tua non profit su Happy Angel e pubblica un annuncio: tra tanti volontari digitali potresti trovare quello giusto per il tuo progetto!

 

Autore

Manuele Mimo
Manuele Mimo
Mi chiamo Manuele e sono nato a Padova. Da più di 20 anni aiuto le aziende a snellire i processi interni, automatizzandoli, nell'ottica di semplificare la vita e ridurre lo stress.
Ho un sogno nel cassetto: vedere anche il mondo delle associazioni no profit applicare le più moderne tecniche di management.

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